Registro de visitas en empresas: cómo digitalizar la recepción

Un registro de visitas es un sistema que permite dejar constancia de las personas externas que acceden a una empresa o instalación.

Dependiendo de la operativa de cada organización, puede incluir información como:

• Nombre e identificación del visitante.
• Empresa a la que pertenece.
• Persona a la que visita.
• Motivo de la visita.
• Fecha y hora de entrada.
• Fecha y hora de salida.
• Zona o edificio al que accede.
• Información adicional necesaria para gestionar el acceso.

El objetivo no es recopilar datos por recopilar. Un buen sistema debe permitir a la empresa registrar la información que realmente necesita, controlar quién puede consultarla y gestionar adecuadamente su conservación.

En una empresa con pocas visitas diarias, un registro manual puede parecer suficiente. El problema aparece cuando recepción tiene que gestionar simultáneamente visitas, proveedores, transportistas, grupos, llamadas y otras tareas.

Ahí es donde la digitalización empieza a aportar valor.

¿Para qué sirve un sistema de gestión de visitas?

Un software de gestión de visitas centraliza en un mismo lugar la información relacionada con las personas que acceden a una instalación.

Esto permite, por ejemplo:

• Registrar visitantes sin depender de un cuaderno.
• Conocer quién está dentro de las instalaciones.
• Registrar entradas y salidas.
• Avisar automáticamente al anfitrión.
• Gestionar proveedores y transportistas.
• Consultar el histórico de visitas.
• Buscar rápidamente por persona o empresa.
• Aplicar diferentes procesos según el tipo de visita.
• Exportar información cuando sea necesario.
• Gestionar varias sedes o zonas desde un mismo sistema.

La ventaja no está únicamente en sustituir el papel por una pantalla.

La verdadera mejora aparece cuando el registro deja de ser una tarea aislada y pasa a formar parte de un proceso digital de gestión de visitas y accesos.

El problema de seguir utilizando papel o Excel para registrar visitas

El cuaderno de recepción sigue siendo una solución habitual porque es sencillo y barato.

Pero cuando el número de visitas aumenta, empiezan a aparecer problemas.

1. La información queda limitada al lugar donde está el registro

Si alguien necesita saber quién está dentro de una instalación, tiene que consultar el registro correspondiente.

Con un sistema digital, esa información puede estar disponible desde un panel centralizado.

2. Buscar información lleva más tiempo

Encontrar una visita concreta en decenas o cientos de páginas de un cuaderno no es lo mismo que buscar por nombre, empresa o fecha.

3. Es más difícil tener una visión en tiempo real

Un registro manual puede decir quién ha firmado, pero no siempre proporciona una visión clara de quién permanece dentro en cada momento.

4. La trazabilidad es más limitada

Si posteriormente hay que consultar un registro, el formato y la calidad de la información pueden depender de cómo se haya realizado manualmente.

5. La recepción soporta demasiadas tareas

Registrar datos, llamar al anfitrión, comprobar documentación, atender llamadas y gestionar entradas puede convertir la recepción en un cuello de botella.

6. Cada centro puede acabar funcionando de una manera diferente

Cuando una empresa tiene varias instalaciones, mantener procesos homogéneos con sistemas manuales resulta más complicado.

Digitalizar no significa complicar el proceso.

Significa conseguir que una tarea repetitiva requiera menos intervención manual.

No existe una única obligación general que establezca que todas las empresas deban registrar exactamente de la misma manera a todas las personas que entran en sus instalaciones.

La necesidad y el alcance del registro dependen del contexto de la organización, del tipo de instalación, de las personas que acceden y de las obligaciones aplicables en cada caso.

Cuando coinciden trabajadores de diferentes empresas en un mismo centro de trabajo, entra en juego la coordinación de actividades empresariales (CAE) y las obligaciones de coordinación correspondientes.

Por eso es importante no confundir conceptos:

Un registro digital de visitas no sustituye a la CAE.

Puede ayudar a organizar y dejar trazabilidad de determinadas entradas de personas externas, pero la coordinación de actividades empresariales comprende muchas más actuaciones que el simple registro de acceso.

En entornos industriales es habitual que una empresa reciba diariamente a:

• Empresas de mantenimiento.
• Proveedores.
• Transportistas.
• Instaladores.
• Técnicos externos.
• Empresas contratistas.
• Subcontratas.
• Auditores.
• Clientes.
• Visitas comerciales.

En estos casos, saber quién entra y cuándo entra puede ser una parte importante de la operativa de la instalación.

Pero hay que diferenciar dos conceptos.

La CAE

La coordinación de actividades empresariales establece mecanismos de coordinación cuando coinciden trabajadores de diferentes empresas y existen riesgos derivados de esa concurrencia.

El registro de visitas

El registro de visitas permite controlar y dejar constancia de determinadas personas que acceden a las instalaciones.

Por tanto:

CAE y registro de visitas están relacionados, pero no son lo mismo.

Un sistema digital puede ayudar a estructurar el proceso de entrada, aplicar determinados flujos y mantener un histórico auditable, pero no sustituye las obligaciones de coordinación que correspondan a cada empresa.

No todas las empresas necesitan registrar exactamente los mismos datos.

El sistema debería adaptarse a la operativa y recoger únicamente la información necesaria para gestionar el acceso y cumplir las obligaciones aplicables.

Habitualmente puede incluir:

• Identificación de la persona.
• Empresa.
• Persona anfitriona.
• Motivo de la visita.
• Fecha y hora de entrada.
• Fecha y hora de salida.
• Zona de acceso.
• Información específica necesaria para el proceso.

En determinados entornos también puede ser necesario gestionar documentación, aceptación de condiciones, entrega de equipos o información previa al acceso.

Por eso un buen sistema de gestión de visitas no debería limitarse a un formulario cerrado.

Debería poder adaptarse a las necesidades de cada empresa.

No existe una única solución válida para todas las empresas.

La elección depende del volumen de visitas, el número de centros, los requisitos de trazabilidad y la complejidad de la operativa.

Para una empresa con pocas visitas ocasionales, un sistema manual puede ser suficiente.

Cuando existen cientos de visitas, proveedores, varias sedes o requisitos específicos de control, un software de gestión de visitas puede aportar una diferencia considerable.

Aunque ambos conceptos están relacionados, no son exactamente lo mismo.

El control de accesos se centra principalmente en determinar quién puede acceder a una zona, instalación o recurso y bajo qué condiciones.

La gestión de visitas se centra en organizar y registrar la llegada de personas externas: visitantes, proveedores, transportistas, clientes o grupos.

Una empresa puede tener un sistema físico de control de accesos y, al mismo tiempo, necesitar un sistema específico para gestionar sus visitas.

Cuando existen diferentes sistemas, la capacidad de integrar soluciones tecnológicas se vuelve especialmente importante.

De hecho, ambos sistemas pueden complementarse.

Por eso, al analizar una solución, no conviene preguntarse únicamente:

«¿Cómo controlo la puerta?»

Sino también:

«¿Cómo gestiono todo lo que ocurre antes, durante y después de que una persona entre?»

Sí.

Una de las ventajas de las soluciones actuales es que no siempre es necesario sustituir o instalar nuevos sistemas físicos de control de acceso.

Por ejemplo, el registro puede realizarse mediante:

• Una tablet en recepción.
• Una pantalla de autoservicio.
• Un código QR.
• Un enlace enviado previamente al visitante.
• Un dispositivo del propio visitante.

Esto permite digitalizar el proceso sin convertirlo necesariamente en un proyecto de infraestructura.

En el software de gestión de visitas Enträ, por ejemplo, el visitante puede registrarse desde la pantalla de recepción o mediante un QR en la entrada. El sistema permite identificación, firma digital, campos configurables y avisos automáticos al anfitrión.

El proceso no debería empezar eligiendo una herramienta.

Debería empezar entendiendo cómo funciona actualmente la entrada.

1. Analiza cómo se registra una visita actualmente

¿Qué datos se solicitan?

¿Quién los introduce?

¿Dónde se almacenan?

¿Quién avisa al anfitrión?

¿Cómo se registra la salida?

2. Identifica los diferentes tipos de acceso

No es lo mismo gestionar:

• Un cliente.
• Un proveedor.
• Un transportista.
• Una empresa de mantenimiento.
• Un grupo de visitantes.
• Un auditor.

Cada uno puede necesitar un flujo diferente.

3. Define qué información necesitas

No se trata de recopilar el máximo número de datos, sino de definir qué información necesita realmente la empresa para gestionar el acceso.

4. Digitaliza el proceso

Una vez definido el flujo, se puede elegir la solución que mejor encaje con la operativa.

En procesos especialmente específicos, también puede ser necesario valorar un desarrollo de software a medida que se adapte a la operativa existente y pueda conectarse con otros sistemas.

5. Mide el resultado

El objetivo de digitalizar no debería ser simplemente «tener una aplicación».

Debería traducirse en:

• Menos tiempo en recepción.
• Menos tareas manuales.
• Mayor trazabilidad.
• Menos papel.
• Mejor información sobre quién está dentro.
• Una experiencia de entrada más sencilla.

En Bjäland hemos desarrollado Enträ y su sistema de control de accesos y visitas, pensado para digitalizar precisamente este proceso.

Detrás de Enträ hay la experiencia de un equipo tecnológico que trabaja en proyectos de desarrollo de software, transformación digital y soluciones adaptadas a procesos empresariales específicos.

El funcionamiento parte de una idea sencilla:

Todo empieza al entrar.

1. El visitante se registra

Puede hacerlo desde la pantalla de recepción o mediante un QR.

El registro puede realizarse en menos de 60 segundos y permite introducir datos, identificarse y firmar digitalmente.

2. El anfitrión recibe el aviso

Una vez registrada la visita, el anfitrión recibe una notificación por email o WhatsApp.

Así, recepción no tiene que dedicar tiempo a localizarlo.

3. La empresa sabe quién está dentro

Enträ permite consultar en tiempo real el aforo por zona o edificio, buscar visitantes o empresas y consultar el historial de entradas y salidas.

4. La visita queda registrada

La información queda disponible para su consulta y exportación cuando sea necesario.

El sistema también permite crear flujos específicos, por ejemplo para gestionar documentación de proveedores, NDAs o entrega de EPIs.

En una planta industrial, no todas las personas que llegan pasan necesariamente por recepción.

Un transportista puede dirigirse directamente a un muelle de carga. Un técnico puede tener que acceder a una zona concreta. Un proveedor puede necesitar completar determinada información antes de entrar.

Por eso Enträ permite crear QR específicos para muelles o zonas de acceso, de manera que proveedores y transportistas puedan registrarse directamente en el punto de entrada.

Esto reduce esperas y mantiene el mismo nivel de trazabilidad.

Digitalizar el registro de visitas debe tener un impacto medible.

En el caso de Enträ, los resultados que se plantean son:

• Hasta un 80 % menos de tiempo en recepción por visita registrada.
• 100 % de trazabilidad auditable de cada acceso.
• 0 papel en el proceso de registro.
• Implantación en menos de 4 horas.

Estos datos deben entenderse como resultados de referencia del producto y no como una garantía universal para cualquier empresa. El resultado real dependerá del volumen de visitas, el proceso anterior y la configuración de cada instalación.

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